根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）及《天津工业大学档案管理办法》等有关规定，结合学校档案工作实际，现将2024年度档案资料立卷归档工作相关要求通知如下：
一、归档范围
1.2024年1月至12月期间，学校各学院、部、处及直属部门（以下统称各立卷单位）在日常管理和各项工作中直接形成的对国家、社会和学校具有保存价值的各种文字、图表等纸质和电子文件材料，以及声像、实物等不同载体形式的资料，参见各立卷单位归档范围。
2.各立卷单位往年应归档的，但尚未归档的各类档案资料。
二、归档时间
各立卷单位能按年度归档的，原则上应在2025年5月30日前归档；各立卷单位能按教学年度归档的，原则上应在2025年12月30日前归档。
立卷归档是保障学校档案齐全完整、准确客观和有效利用的重要环节，关系到学校事业发展的方方面面。请各立卷单位提高站位，加强领导，统筹安排，在规定时间内，高质量完成立卷归档工作。
三、具体要求
1.立卷归档责任到人。各立卷单位兼职档案员要按照归档范围和要求，具体组织本单位各立卷人员完成相关材料的收集、整理、组卷、系统著录和移交归档等工作；各立卷单位档案工作分管领导负责检查督促本单位的立卷归档各项工作，对归档的材料进行审核并签字确认。
2.归档原则。归档的材料，应遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系。归档文件须为原件，有落款时间、单位、公章等重要信息；有发文字号的文件须附领导签发和批示的发文稿纸。带附件的文件，正文和附件须齐全完整。请示和批复一并归档，如有特殊原因，须填写情况说明。含有对我校表彰的收文，须附我校上报材料；被转发的文件，正文和转发文均须归档。
3.实行“双套制”归档（涉密文件除外）。对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。各立卷单位在做好纸质材料立卷归档的同时，要按照电子文件归档要求，同步在档案管理系统中上传对应文件的电子版。
4.归档文件应为原件，合同必须为原件或正本。归档的材料应完整齐全，平整清洁，不应有破损和污染；超规格纸张要进行相应处理。档案材料的案卷移交目录和卷内文件目录一律用A4纸打印。
5.声像资料归档要求。要将照片、光盘等声像资料收集齐全，与相应的纸质文件材料一起归档，标注参见号，同时移交其电子版文件。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，需附文字说明。
6.实物档案归档要求。省部级以上奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物应附有简要文字说明。
7.卷内备考表填写要求规范。“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。“立卷人”是指责任组卷者；“检查人”是指负责材料审核把关的本单位分管档案工作的领导；“立卷时间”是指完成组卷的日期。
四、归档流程与安排
1.立卷单位完成材料初步分类和整理，交本单位分管档案工作领导进行检查审核。
2.立卷单位对纸质材料组卷并标注页码，同时在档案管理系统中进行条目著录，并上传对应材料的电子版。
3.档案馆安排专人指导监督立卷单位立卷情况，并及时在档案管理系统中进行检查和审核。
4.经审核合格后，立卷单位可打印卷内目录、移交目录，填写卷内备考表。
5.立卷单位将完成组卷的档案材料送至档案馆并办理归档移交（提前联系档案馆确定移交时间）。
6.移交时档案馆和立卷单位双方再次共同检查核对，无误后，立卷单位现场完成装订。
7.移交完成后，档案馆及时完成封皮打印、档号编制及入库上架工作。
五、归档业务培训及指导安排
本年度档案馆不召开全校档案工作会议，也不举办集中立卷归档业务及实操培训。如有需求，立卷单位可联系档案馆对接工作人员，档案管理系统中有业务培训课件、归档范围及保管期限等可供立卷单位下载。
本年度档案馆将着重抓好档案立卷质量，请各立卷单位按照相应归档范围和保管期限认真做好立卷归档工作，共同担负起“为党管档、为国守史、为学校事业发展服务和为师生校友服务”的光荣使命。
档案馆
2025年4月7日