根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）及《天津工业大学档案管理办法》等有关规定，结合学校档案工作实际，现将2023年度档案资料立卷归档工作相关要求通知如下：
一、归档范围
1.2023年1月至12月期间，各部门在工作中形成的具有保存价值的纸质和电子文件材料，以及声像、实物等不同载体形式的资料，参见各部门归档范围。
2.往年应归档的，但尚未归档的各类档案资料。
3.新冠肺炎疫情防控专项档案资料（学校疫情防控工作指挥部办公室专项归档）。
4.党史学习教育专项档案资料（学校党史学习教育领导小组办公室专项归档）。
二、归档时间
党政部门和能按年度归档的部门原则上应在2024年5月30日前归档；教学单位和能按教学年度归档的部门原则上应在2024年12月20日前归档。
立卷归档是保障学校档案齐全完整、准确客观和有效利用的重要环节，关系到学校事业发展的方方面面。请各部门提高站位，加强领导，统筹安排，在规定时间内，高质量完成立卷归档工作。
三、具体要求
1.立卷归档责任到人。各部门兼职档案员要按照归档要求，具体组织本部门档案材料的收集、组卷、立卷工作；各部门档案工作分管领导负责督促本部门兼职档案员和相关工作人员及时整理档案材料和立卷，并对归档的文件材料进行审核签字。
2.归档原则。归档的文件材料，应遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系。归档文件须为原件，有落款时间、单位、公章等重要信息；有发文字号的文件须附领导签发和批示的发文稿纸。带附件的文件，正文和附件须齐全完整。请示和批复一并归档，如有特殊原因，须填写情况说明。含有对我校表彰的收文，须附我校上报材料；被转发的文件，正文和转发文均须归档。
3.实行“双套制”归档（涉密文件除外）。对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。兼职档案员在做好纸质材料立卷归档的同时，要按照电子文件归档要求，运用档案管理系统软件，同步上传对应的电子版文件。
4.文件材料归档标准。归档文件应为原件，合同必须为原件或正本。归档的文件材料应完整齐全，平整清洁，不应有破损和污染；超规格纸张要进行相应处理。档案材料的案卷移交目录和卷内文件目录一律用A4纸打印。
5.声像资料归档要求。要将照片、光盘等声像资料收集齐全，与相应的纸质文件材料一起归档，标注参见号，同时移交其电子版文件。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，需附文字说明。
6.实物档案归档要求。省部级以上奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物应附有简要文字说明。
7.卷内备考表填写要求规范。“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。“立卷人”是指责任立卷者；“检查人”是指本部门审核把关的分管领导；“立卷时间”是指完成立卷的日期。
四、归档流程与安排
1.部门完成档案材料初步分类和整理,交分管负责人检查审核。
2.部门在档案管理系统录入已经审核的案卷题名及文件题名，上传对应文件的电子版，同时进行纸质文件材料组卷并标注页码。
3.档案馆专人对接指导部门立卷归档，并及时在档案管理系统中进行审核。
4.经审核合格后，部门打印卷内目录、移交目录，填写卷内备考表。
5.部门将完成组卷的档案材料送至档案馆并办理移交（提前与档案馆联系确定移交时间）。
6.移交时档案馆和部门双方共同检查，核对无误后，部门现场完成装订。
7.档案馆及时做好后续的档案编号、打号及封皮打印粘贴并入库上架，完成归档工作。
五、归档业务培训及指导安排
本年度将在档案馆分批进行立卷归档业务培训，并增加档案法规教育及现场业务实操，具体安排请见网络办公通知。归档工作中如有问题，请随时与档案馆工作人员联系。
档案馆
2024年4月15日