会议的主题是总结我校2011年档案工作，部署2012年工作任务。首先，韩海涛馆长对2011年我校档案工作各方面取得的成绩和发展进行总结，韩馆长全面回顾了2011年我校在档案资源建设、信息化建设、校史馆建设、档案史料征集工作、网站建设等方面的进步，对广大专兼职档案员的出色工作表示感谢，提出在2012年要夯实档案工作基础，全力推进档案信息化建设，为学校中心工作和重点工作提供优质服务。其后，韩海涛馆长宣读了《关于表彰天津工业大学2011年档案史料征集工作先进个人的决定》，学校党委李玉翔副书记为获得表彰的2011年档案史料征集工作先进个人颁发了荣誉证书并合影留念。
会议第二项内容是学校党委李玉翔副书记就我校档案工作发表讲话，李玉翔副书记枚举实际工作中利用档案解决问题的鲜活事例，例证了档案在我校各项工作中发挥的重要作用，要求大家重视档案收集中的规范性和档案齐全率，加强平时文件工作和收卷整理过程中的监督检查，促进档案质量提高和服务水平的提升，创新档案开放利用的服务机制。同时，李玉翔副书记提出，除了移交给档案馆的档案，基建、国资等校内各二级单位也要重视自身建档工作。
最后，档案馆针对以往档案立卷收集工作中常见的一些问题加以重点说明，对2012年档案立卷工作进行了培训。