为更好保存、管理、利用我校全体教职员工的人事档案资料，档案馆严格按照上级组织部门的文件精神，紧密结合时代要求，精心策划，及时启动人事档案资料科学化、规范化再整理工作，目前，逐项计划正在有条不紊落实中。
据中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（津党组通[2012]55号）指示：干部人事档案材料和目录均采用国际标准A4纸型，即各有关单位形成的干部人事档案归档材料需要改为A4纸型。干部人事档案装具规格按照A4纸型相应调整。
近年来，档案馆在做好日常工作的前提下，灵活掌握新入馆人事档案材料的整理步骤，适当变通管理方式，为此次大规模调整做了充分准备工作。此次更换人事档案装具工作要求标准高、保密性强，工作涉及面广，工作量大，我校在职干部的档案资料再整理是此次工作的重点，为此，档案馆提前准备、精心策划。首先，认真研究中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》的要求，领会精神实质；其次，制定更换计划，分阶段分步骤实施；再次，重新整理历年的档案散资料，将其分类、排序、装订，目录内容及时更新；最后，及时更换档案装具。目前，此项工作按计划正在进行中，力争在安全保密，流程规范前提下完成全校在职干部人事档案装具更新工作。
本次人事档案再整理工作的中心要求是，对人事档案资料及装具的版式调整。现代化办公的发展趋势表明，以往人事档案资料16开纸型的版式规范越来越不适应当前档案管理工作的整体要求，旧式的人事档案整理方式为档案的收集、整理、保管、利用带来了一系列的问题，档案材料及装具的版式调整是大势所趋。人事档案改版工作对提高人事档案的质量和利用效率具有重要的意义和作用。此次改版使得收集、查询、利用档案资料更便捷、更实用，能够实现更好的统一管理。