本须知适用范围为本校校务工作中各部门/院系需查阅档案的情况。
1、档案利用应严格遵照“谁立卷、谁查阅”的原则。原则上只可查阅本部门的档案材料，并由本部门档案员来馆办理。若要跨部门查阅，利用者需出示本人证件以及需查档案立卷部门出具的同意查阅介绍信（须写明允许查阅的具体档案内容）。
2、利用者应如实说明利用档案的目的及用途。
3、经工作人员同意，利用者可对查阅档案进行复印或者借出。并应按照规定填写档案利用登记表或档案借出登记表。
4、由档案工作人员检索、调卷、提供相关档案资料。
5、查阅科研档案，须经该科研项目负责人同意并出具书面证明。
6、查阅人事档案须经本校人事处或组织部同意并出具书面证明。
7、借阅档案者来馆归还档案时，需经工作人员检查、核对所借档案，办理归还手续。如发现问题，当按规定追究借阅人责任。
8、借出的档案，借阅者应于本学期内归还。需要续借的，要到档案馆办理续借手续。
爱护档案，人人有责。