一、文件与档案概念。

        1、文件
        传统意义上文件指红头文件,既有红色文件头,有文号、有印章的纸质材料。有一定严肃性。
        在我们档案工作的文件(或文件材料)指广义的文件,包括:工作中形成的各种文字、声像、实物、电子等各种不同载体的材料。含纸质的和非纸质的、有文号的和没文号的。如统计表、报表、学生成绩表、没文号的通知、合同等等都属文件的范畴。
        文件按行文分类:上级来文本校行文、本部门行文——下级来文——不相隶属机构来文
        上级:中央、省委省政府及有关部门、杭州市有关部门
        本级:学校、本校各单位
        下级:对学校来说内设机构都可称下级。内设机构代表学校工作的,所以可看作本级。
        不相隶属机构:如兄弟院校、辖区等
        2、档案
        档案是指在工作中形成的具有保存价值的各种不同载体的文件材料。
        根据教育部、国家档案局颁发的《高校档案管理办法》规定:学校档案指在学校在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
二、档案材料的收集归档
收集:指将分散在个人和单位的文件材料进行集中的过程。
归档:指各部门按要求将工作中形成的并办理完毕的文件材料进行整理将移交档案部门集中保存的过程。
《高校档案管理办法》第二十四条明确规定:凡个人在教学、科研、管理及职务活动中形成的各种载体的材料必须按规定归档,任何个人不得据为已有。不管是个人还是单位,只要是在工作中形成的文件材料,都必须按规定移交档案室统一保存。我院没有实行部门立卷,因此各部门只需按要求将文件材料进行收集,移交档案室立卷归档。
做好档案的收集和归档的应该把握以下几个重要环节:
1、了解本部门档案归档范围
根据档案归档要求,熟悉本部门归档范围,理解每个条目需要归档的材料。另外,建议了解本部门年度工作安排,对可能产生的材料要做到心中有数。
2、做好平时收集工作
各部门的档案工作要与日常工作同步进行,不应该是事后的修修补补。对日常工作业务文件随时收集归档,按类别做若干个盒子,平时产生的材料放入相应的盒内,到年终,对照归档范围和本部门工作总结,做好部门材料的补充收集。本部门与外单位签订的合同及其它来往文件一定要收集移交。
3、注意收集范围和要求
1)纸质档案的用纸、笔的规范。考虑到档案的耐久性问题,需归档的文件材料要用黑色水笔、不能用红笔、铅笔;要用正式件、不能用复印件、传真件;纸张大小一般用A4纸;归档文件页边距不能太窄,要留装订位置;不能在归档文件上涂改,保证完整、整洁。
(2)声像档案是指照片、录音、录像、视频等。照片一个活动收集3—5张,不要过度修饰,要写清6要素:事由、时间、地点、人物、背景、摄制人等。毕业生照片附学生名单。
3)电子档案包括文字和图片材料,使用通用的文档与图片格式,要与纸质档案相符。
4)实物档案。各项工作中获得上级表彰的奖牌、奖状、证书、礼品、字画等。不含个人获得的荣誉。个人的重要获奖如愿意交档案馆,则欢迎,办理相应的手续即可。
三、关于不归档材料的处理
不移交档案室的,但在部门工作中有参考的材料
1、学校下发的文件
2、本部门形成的不需移交档案馆的材料